Klantenzone

Alles wat je als klant nodig hebt, verzameld op één plek.

Volg ons!

Igepa in de wolken: succesvol van fileserver naar cloud

Igepa Belux stapte over van de fileserver naar de cloud. Waarom en hoe ze dat deden, ontdek je hier.

Ontwerp een architectuur om dataverwerking en -analyse te migreren van on-prem naar de AWS-cloud

Prestaties benchmarken om de cloudinfrastructuur en het gebruik van diensten te optimaliseren

Infrastructuurkosten op schaal inschatten om naadloze en efficiënte bedrijfsgroei te garanderen

Industrie

Wielrennen

Samenwerking

Oktober - heden

Hoofdkantoor

Brussel, België

Technologie

VPN, Cloud, CloudWatch / EMR / Glue / IAM / Kinesis / Kubernetes / Redshift / S3 / Site-to-Site VPN / Spark (pySpark) / VPC

Volg in Aalter de tientallen wit-groene vrachtwagens en je arriveert vanzelf bij Igepa Belux. Deze totaalleverancier van signing- en printmedia, grafische technologie, software, supplies en packaging is hoofdzakelijk actief in de grafische sector maar ook ver daarbuiten. Igepa staat erom bekend om ‘duurzaamheid’ en ‘maatschappelijk verantwoord ondernemen’ hoog in het vaandel te dragen, en dat merk je bij alle 300 werknemers. Wij hadden het plezier om met dit bedrijf samen te werken en vertellen je dan ook graag meer over waarom en hoe Igepa overstapte van een fileserver naar SharePoint.

De uitdaging: een zoektocht naar gestructureerde data voor elke afdeling

Igepa werkte met een lokale server voor de offertes, contracten, bestelbonnen, facturen, orders… maar ook personeelsdossiers en fotobibliotheken van de verschillende afdelingen. De fileserver bevatte dus niet alleen een berg aan ongestructureerde data, maar zorgde ook voor frustraties bij werken vanop afstand.

 

Zo werken bij Igepa een heleboel vertegenwoordigers die graag on the road toegang hebben tot hun bestanden – iets wat niet eenvoudig is met een lokale fileserver. Ook problemen met de VPN-verbinding bij het massale thuiswerk tijdens de coronapandemie zorgden ervoor dat Igepa uitkeek naar een alternatief. Eén team stelde maar liefst zelf al de overstap naar de cloud voor! En dat enthousiasme is nodig, want een overstap van een fileserver naar de cloud is een pittige verandering voor een organisatie.

 

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

De aanpak: een zoektocht naar gestructureerde data voor elke afdeling

Een overstap van fileserver naar de cloud heeft immers een grote impact op de dagelijkse werking van de werknemers. Wie aan een laptop werkt, raadpleegt verschillende keren per dag wel een bestand of geeft een nieuw bestand een eigen plekje. Net omdat dit zo’n impactvolle verandering is, werd vanaf het begin van het project veel aandacht besteed aan de communicatie naar de werknemers. Want werknemers die enthousiast zijn over een verandering, verhogen de slaagkans van een project enorm.

 

Beginnen deden de Microsoft 365 Business Consultants van ConXioN met een enquête. Daarin werd onder andere gepolst naar welke processen fout liepen, maar wordt ook gekeken naar hoe Igepa het maximum kon halen uit andere tools binnen het Microsoft 365-ecosysteem (Igepa had immers al een licentie voor Microsoft Teams). De enquête toonde aan dat er inderdaad frustraties bestonden rond het huidige documentbeheer en er ruimte was voor heel wat optimalisaties. Er werd besloten om voor elke afdeling een SharePoint op te zetten, met een algemene pagina en een achterliggende geoptimaliseerde mappenstructuur. Daarbij zou de huidige documentenstructuur niet 1-op-1 overgenomen worden, maar zou per afdeling geluisterd worden naar de specifieke noden.

 

Uit de enquête bleek ook dat het team van de packaging-afdeling grote voorstander was van een overstap naar SharePoint. Dit team toonde zich dan ook meer dan bereid om een pilootproject op te starten. Daarin zouden zij samen met de ConXioN Business Consultants bekijken hoe de algemene structuur van een SharePointpagina er best uitziet, er zelf mee aan de slag gaan, eventuele kinderziektes vroeg aanpakken én daarna de overige teams begeleiden en trainen bij hun overstap.

 

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

De outcomes: succesvol naar efficiënt documentbeheer

Ondertussen zijn op twee teams na alle Igepa-werknemers overgestapt naar SharePoint en beheren zij nu hun data op een veel overzichtelijkere manier. De documenten worden nu opgeslagen en beheerd per afdeling en zijn daarnaast overal toegankelijk. En door nu ook SharePoint op een optimale manier in te zetten, haalt Igepa meer uit de Microsoft 365-licenties die ze sowieso al afnemen.

 

Dat de outcome zo succesvol is, heeft veel te maken met het feit dat vanaf het begin geluisterd en helder en transparant gecommuniceerd werd. Al is management nog zo enthousiast over een verandering, een project heeft geen kans op slagen als de eindgebruiker niet mee is in het verhaal. En dat hebben ze bij Igepa volledig begrepen.

Optimalisatie van documentbeheer

Pilootproject met één team dat vervolgens als trainer optreedt voor de rest van het bedrijf

Industrie

Groothandel in papierwaren, print- en signmedia, verpakkingsmaterialen en grafische technologie

Hoofdkantoor

Aalter, België

Technologie

Microsoft 365 / Microsoft SharePoint / Change Management

Gerelateerde referenties

duurzamer IT voor autobedrijf

Duurzamer IT voor Zeeuw & Zeeuw

Hoe Zeeuw & Zeeuw zijn IT duurzamer maakt met de hulp van ConXioN Nederland. Zo hebben ze kosten bespaard en is hun IT duurzamer geworden.

Benieuwd naar wat ConXioN voor jouw organisatie kan doen?

Net als voor Igepa Belux kan ConXioN ook voor jouw organisatie een gepaste oplossing uitwerken. Neem snel contact met ons op en we bekijken samen de mogelijkheden.